Hacks on the Beach – Organisieren

Die meisten Jugendlichen kennen in Flensburg den Strand in Solitüde. Auch ich habe dort viele Nachmittage und Abende verbracht. Der Name kommt aus dem Französischen und bedeutet Einsamkeit, genau das lässt sich an diesem Strand finden, nur mit Anschluss an dem Stadtbus. Aus diesen Erinnerungen hat sich auch mein Ziel für 2018 ergeben ein Hacking, Frickel und Projekte Wochenende zu veranstalten.

In Solitüde gibt es nicht nur einen schönen Strand sondern auch ein Strandpavillion mit ungefähr 180° Grad Stand, Förde und Dänemark Blick. Mehr Informationen dazu gibt es hier.

Solitüde Strandpavillion bei Nacht

Wir waren etwas mehr als 60 angemeldete Teilnehmer*innen an diesem Wochenende und hatten damit als Verein einen vollen Erfolg und konnten zeigen wie schön es sich mit Fördeblick Hacken und an (Technik-) Projekten arbeiten lässt. Hier sind ein paar Punkte aus meiner Sicht zur Organisation.

Essen

Ich finde es immer super, wenn Veranstaltungen auch Verpflegung mit anbieten. Das ist nicht nur effizienter für die Teilnehmenden, sondern hat auch einen Gemeinschaftsfaktor, wenn alle eine Pause von ihren Projekten anlegen um gemeinsam zu Essen.
Am Samstag und Sonntag gab jewals ein Frühstücksbuffet um welches wir uns selbst gekümmert haben. Für die Mengen Kalkulation haben wir Grundlagen aus dem Internet genommen und diese mit Erfahrungen aus unseren letzen Veranstaltung angereichert. Da ich persönlich kein Frühaufsteher bin, haben wir versucht möglichst viel schon am Abend vorher vorzubereiten.
Neben dem Frühstück gab es auch am Samstag und sonntagabends warmes Essen. Das haben wir von einem Catering bekommen. Auch wenn das teurer als selber kochen ist, haben wir uns für diese Möglichkeit entschieden, weil wir nicht genug Helfer fürs Essen hatten. Zusätzlich haben wir noch Nudeln mit verschiedenen arten von Pesto vorbereitet. Der Aufbau war dabei: Suppe – etwas gehaltvolles (Quiche/Chili) – Salat – Nudeln mit Pesto.
Zusätzlich gab es Abends noch Chips. Als Special haben wir auch die ersten Lebkuchen und Spekulatius verteilt, die wir im Supermarkt finden konnten.

Getränke

Bei den Getränken haben wir einfach wild eingekauft. Das ist bei der Anzahl der Menschen in einem Real und einem etwas größeren Auto ohne Probleme möglich.
Zusätzlich haben wir uns für das Wochenende noch eine Slush Eis Maschine ausgeliehen mit der wir Slushis in verschiedenen Geschmäckern hergestellt haben. Natürlich gab es auch experimentelle Slush wie Mate und Tuschnk. Diese wurden natürlich Stil Echt in Flensburger-Biergläsern serviert.

Programm

Beim Hacks on the Beach sollte es sich nicht um einen Mini Kongress handeln, sondern ein Wochenende, an dem an Projekten gearbeitet werden kann. Unsere Programmpunkte haben sich deswegen auf Enthaltung und Entspannung beschränkt. Abends gab es Stockbrot & Lagerfeuer, PowerPoint Karaoke, Secruty Fails aus dem Energie Netz sowie die Möglichkeit die eigenen Bilder und Designs mit Bügelperlen umzusetzen.

Anmeldung

Zur Anmeldung haben wir ein System von Pretix benutzt. Dieses ist ziemlich mächtig und bietet alles was mächtig ist.
Unter anderem lässt sich bei der Essensanmeldung gleich nach Präferenzen Fragen und auch etwaige Allergien oder Unverträglichkeiten. Das ist vor allem wichtig für die Essensplanung.

Finanzen

Miete, Essen und andere Sachen wollen bezahlt werden deswegen gab es beim Hacks on the Beach auch wieder eine Gebühr für die Teilnehmenden, um die Unkosten zu decken. Nach dem Chaos Solidaritäts- Prinzip gab es deswegen einmal das normal Preis Ticket für 42€ und ein Reduziertes Ticket für 20€. Wir wollen das der Ticket Preis kein Hindernis an der Teilnahme ist und haben deswegen die beiden Ticket Kategorien. Für beide Tickets gab es den gleichen Zugang und es musste nicht nachgewiesen werden, warum das Reduzierte Ticket ausgewählt wurde. Auch die Möglichkeit mehr zu bezahlen wurde benutzt.
Auf den Ticketpreis kamen wir, indem wir unsere Ausgaben vorher geschätzt haben und etwaige einnahmen durch Sponsoring wieder raus gerechnet haben
Ausgaben waren:

  • Miete
  • Reinigung
  • Deko
  • Technische Anschaffungen (Steckdosen, Internet, etc…
  • Ausgaben für Mobiles Internet
  • Kosten für Sticker, Postkarten, Plakate, etc…
  • Essen während der Veranstaltung
  • Essen bei Aufbau/Abbau

Am Ende hat unsere Kalkulation gepasst. Das war auch Dank zwei lokaler IT Firmen die uns Gesponsort haben möglich!

Fazit

Mir hat das Mit-Organisieren der Veranstaltung und die Veranstaltung super viel Spaß gemacht. Wir waren an einer wirklich einmaligen Location und hatten viel Spaß. Das eine oder andere kleine Projekt habe ich auch geschafft. Ich freue mich schon sehr alle Menschen wieder zusehen, die ich dort neu kennengelernt habe und freue mich auf das Hacks on the Beach 2019.

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